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超高工作效率手冊:「A4 紙」工作法(簡略文字版)

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重要的會議馬上召開,你是否還在雜亂無章地收集各種信息?面對繁多的工作報表,你是否
感到毫無頭緒?出差即將結束,而你是否對隨之而來的出差報告心存膽怯、不知從何下筆?
身為會議的主持人員,你是否有過這種困惑——為什麼大家討論的內容都遠遠偏離我心中設
想的那個主題?造成這些問題的原因只有一個,那就是——你的工作方法出錯了!翻開本書,
嘗試用幾張A4 紙搞定你的全部工作吧!試著把你的工作進度、時間安排、人生規劃都明確
在一張A4 紙上吧!讀完本書,相信你也會迫不及待地抓起身邊的A4 紙,開始制定你眼下
的工作計劃與未來的人生計劃!
用"一張A4 紙"充實你的職業生涯(1)

【第1 章】
用"一張A4 紙"充實你的職業生涯
--時間&工作的管理法
日程管理表單
(每月、每週)
時間損耗劃分表單
先後順序劃分表單
讓人安心入睡的二分法表單
日程管理表單(每月、每週)
將每月、每週的日程整理到一張A4 紙上

對於商務人士來說,日程筆記是不可或缺的東西。你的筆記上也記滿了"某月某日上午
10 點,與A 公司的A 社長會談"、"某月某日下午兩點~三點,銷售會議"、"某月某日下午
兩點,B公司的B來公司拜訪"之類的事情吧。
如果事情都能夠按計劃進行,大家就不會覺得苦惱了。但是,能夠按計劃進行的概率大
約為6 成左右。可以說剩下的4 成會由於對方的原因或出現突發事件而不得不改期,如"由
於A公司社長時間安排不開,會談延期了"、"銷售會議時間延長,直到傍晚五點才結束"等。
而且,如果僅注意每天的日程安排,就會忘記留意每月、每週應該做的事情,有時甚至
可能出現大的紕漏。

因此,我推薦大家使用一張A4 紙的"日程管理表單"。這張表分為(每月)表和(每週)
表。

我首先來介紹(每月)表的要點,我們首先從記錄二~三個月跨度的工作目標開始做起。
這個時候,目標要以名詞性詞語結句。這樣,我們就可以對應該做什麼有印象了。如果用文
章的形式記錄目標,總是會使目標變得有些模糊,而且很有可能導致目標無法實現,或是時
間延遲。比如:
"五月下旬 '新產品的宣傳活動'"
"在此之前 '新產品的說明書'"

然後,我們要思考一下"為了完成這個目標,以周為單位必須要做的事情",並將其作為
每週目標記錄到A4 紙上。

為了能在五月的下旬開展新產品的宣傳活動,必須在四月中旬之前確定好預算,並將內
容歸納總結一下。也就是說,要在三月下旬之前總結出計劃書,在本部長會議上提出來,並
得到批准。

為此,需要對同行業其他公司的動向進行調查。三月的第一週調查A 公司,第二周調
查B 公司,如果有時間,C 公司也調查一下。這樣一來,就可以試著將自己公司的產品有
別於其他公司的產品。

在五月下旬之前必須製作完成的新產品說明書也是一樣,我們如果能以周為單位細分工
作步驟,這種情況下"應該做的事情"就同樣清楚明了了。

為了能在五月下旬之前完成新產品的說明書,必須在四月下旬之前製作好設計方案和拷
貝件。因此,需要在三月下旬之前做好最終稿(設計樣本)。

這樣一來,就不會稀里糊塗了。三月的第一週與設計師和攝影師碰面,在第二周完成攝
影,第三週如果不委託設計師完成最終稿的製作……

將以上內容作為每週目標記錄到A4 紙上。

我們首先要在日程管理表單上寫上最終目標。接著寫每月目標。然後再詳細地寫出每週
目標。而且,每個每週上要標註日期。在每週目標中,考慮好是否需要先做某件事,確定好
每個每週目標的日期順序是很重要。

而且,如果是由自己負責,則寫上自己,如果是需要委託某人做的事情,則寫上相應的
人名。而且,我們要在現狀一欄記錄上每週例行會議(後述)上的實際情況。結束了的事情
則記錄上"結束",已經委託某人辦理的事情則記錄上"已委託"。

用"一張A4 紙"充實你的職業生涯(2)

我之所以說每週目標很重要,是因為大部分人會以一週為單位制定日程安排。這樣做不
僅能使自己輕鬆掌握日程安排,還意味著容易與他人進行時間上的協調。
原本與設計師、攝影師約定在週二碰面,但如果有急事,就有可能將碰面日期改到另外
一天,而這樣做並不會打亂這一週的計劃。也就是說,這樣做有一個優勢,那就是不必為這
件事手忙腳亂,只要不將這件事拖到下周以後就可以。因此,我們需要養成抓住"尾巴"、將
這一週應該做的事情在週五前做完的習慣。

先下手為強。

你也趕快從將日程管理總結到一張A4 紙上,使宏觀目標細化成微觀目標,從投入到以
周為單位的工作中做起吧。這樣一來,即使由於對方的有事或出現突發事件而不得不改變日
程,你也不用因為這些事而煩惱了,而且這樣應該能夠將能量聚集到應該做的事情上。
日程管理表單(每月)
目標 截止日期 3 月 4 月 5 月
新產品的宣傳 2007 年5 月 本部長會議上
確認 確定預算 開始宣傳
新產品說明書 2007 年5 月 最終稿 說明書的設計與拷貝件的製作 新產品說明書
日程管理表單(每週)
目標 每月目標 每週目標 日期 負責人
(受託人) 現狀
1w 2w 3w 4w 5w
新產品的
宣傳 本部長會議上確認 調查A 公司 2 大林
結束
調查B公司的 9 大林
已委託
調查C公司 16 大林 已委託
新產品
說明書 最終稿的
製作 原案的製作 23 自己 結束
本部長會議上
確認 28 自己
開會商議 2 自己
攝影 9 田口
最終稿圖片的確定、訂貨 16 自己
最終稿完成 30 田口

根據一張A4 日程管理表召開每週的例行會議

我在前一節敘述了一張A4 紙日程管理表單的重要性,但有一點我還要說明一下,即盡
量與單位的同事共享此日程管理表單。之所以要這樣做,是因為一旦突然有事,無法脫身,
你就需要他人的支持和幫助,如"讓後輩幫忙調查A 公司的事情吧"、"讓同事代替我去與新
產品的攝影師碰面吧"。

用"一張A4 紙"充實你的職業生涯(3)

而且,如果這一天後輩和同事也有安排,無法脫身的話,該怎麼辦呢?這方面的協調非
常麻煩,而且這樣做會導致日程安排亂成一片。

因此,即使是從預防這種情況發生的意義上來說,我也希望大家能夠與單位的同事、項
目成員們開每週例行會議,互相報告、確認一下下周的日程安排。而且,我們還要根據對方
的日程安排調整自己的日程。這樣一來,彼此的業務便可順利進行了。

不僅如此。如果能跟攝影師溝通一下,對"這週末無論如何也要使用某某照片,所以能
不能將攝影日程安排到這周的中間呢"一事進行確認,也能夠起到防止自己的業務延遲的作
用。而且,如果事先知道"他下周有一件無法推辭的重要事情,所以那天就不要委託他做其
他事情了"這一情況,至少可以留意一下。這一點對對方來說也是一樣。有的時候,可能需要你去幫忙做一件事情,這樣一來,對對方也是一種幫助。這對 雙方都有利。關於每週例行會議的召開日期和時間,我建議大家儘量在週五下午一上班的時候就舉行。這是因為如果有件事必須在這周之內完成,週五上午你一定會 擔心這件事,對於例行會議,就會變得心不在焉。傍晚也是如此,如果傍晚時分必須做好週末上班的準備,或是調整下周的日程,也可能對例行會議心不在焉。在這 裡,重要的是建立一種體制,即每個人都以一種非常積極的心態參加例行會議,並互相瞭解一下對方的日程安排,必要的時候,能夠互相幫助。只要能做到這一點, 你的一張A4 紙"日程管理表單"就會如虎添翼,會變得更加完美。

時間損耗劃分表單

從一張A4 紙看出時間損耗

人或多或少都會有口頭禪,如果是由於過度使用電腦而肩酸、腰痛的人,口頭禪會是"累了"、"好疲憊";如果是器量狹小的人,口頭禪會是"好擔心 啊"、"好不安啊"、"不會有事吧"等等。說到商務人士用的最多的口頭禪,應該會是"太忙了"、"好難"吧。某化妝品公司宣傳室的K 科長就是如此。他嘴裡一天到晚念叨著"太忙了""好難",總是把這種牢騷掛在嘴邊。

用"一張A4 紙"充實你的職業生涯(4)

"今天上午,學生時代的朋友突然來訪,所以我去跟他一起吃午飯,他跟我聊到了再就業的事情。因此,我浪費了將近兩個小時的時間。""我花了很多時間在修改 新產品的說明上,今天又要加班了。對了對了,我還得查看一下郵件……"但是,在我看來,這是他自作自受,自己勒自己的脖子。因為K 科長只不過是自己給自己添忙罷了。是他自己在不知不覺中浪費了時間。這到底是怎麼回事呢,其實我們只要將這些事情歸納成一個"時間損耗劃分表單",就立刻 能看到問題所在了。首先,我們要回憶一下自己最近一週的日程安排,我們從記錄每天的日程做起。這裡面也包括不速之客、計劃外的安排,所以如果您使用 Outlook 等工具,可以在當初制定的計劃的基礎上,打上改期之後的日程安排,並將其打印出來。接著,我們便可以在此基礎上,看看它屬於以下4 種情況的哪一種。
① 本不應該插進來的事情
② 本可以彙總的事情
③ 本可以委託他人做的事情
④ 本可以通過與人商量簡化的事情

我按順序來說明一下吧。
①中的"本不應該插進來的事情",指本可以根據自己的判斷排除掉的安排。以K 科長為例來說的話,學生時代的友人來與之商量再就業的事情,結果浪費了將近兩小時的時間一事,便屬於這種情況。但是,我認為,如果事先確認一下有何事,說 一句"能不能日後再詳談",這兩個小時的時間就可以大幅縮短,甚至是變成零。
②中的"本可以彙總的事情",是指本可以根據自己的判斷壓縮的事情。查看郵件等事情便是很好的例子,利用被打亂了的時間去做這種事情,就會浪費時間。如果能事先確定好早上、下午或傍晚查看郵件,便可以節約百分之二十到三十的時間。
③中的"本可以委託他人做的事情",是指本可以拜託他人幫忙做的事情,以K 科長為例來說的話,修改新產品說明書上所要記載的說明而花費了很多時間一事,便屬於這種情況。這些事情只要交給部下或後輩人去做,花費的時間就會大幅縮短,或是變成零。

用"一張A4 紙"充實你的職業生涯(5)

④中的"本可以通過與人商量簡化的事情",是指通過與人商量,來省掉等待或行路等時間,從而縮短浪費的時間。總之,如果我們能將過去的時間損耗作 為一種數據捕捉到,並分析其屬於這四種情況中的哪一種,然後記錄到一張A4 紙上,今後再遇到類似的情況時,就可以將其作為一種參考,應對方法自然也就明了了。

時間損耗劃分表單
本不應該插進來的事情 本可以彙總的事情
與朋友的午餐
不速之客的應對
2 小時
1 小時
郵件的查看
書面申請的批准
電話
4 小時
4 小時
3 小時
合計 3 小時 合計 11 小時
本可以委託他人做的事情 本可通過與人商量簡化的事情
說明的修改
3 小時
營業進展會議
行路時間
緊急會議
2 小時
6 小時
2 小時
合計 3 小時 合計 10 小時

先後順序劃分表單

用一張A4 紙歸納工作的先後順序
積累了一定的經驗,做到相應的位子上之後,商務人士的一天就會變得更加艱難。"今天必須將報價單做出來,提交給A 公司,而且要將明天開會時提交的報告整理出來。"對了,公司發展史的出版是公司成立紀念活動的一環,我也是公司發展史編輯委員會的一員,所以在召開委員會 之前,如果我不將計劃書整理出來……"

如上所述,這種人要做的事情一旦堆積起來,即使寫到筆記中,有時也會頭腦混亂,不
知不覺忘記。因此而犯下重大錯誤,如果錯過商機的話,還容易被上司貼上"不會工作的家
伙"的標籤。在這種時候,我下面要介紹的一張A4 紙"先後順序劃分表單"便能夠發揮作用了。

方法非常簡單。只要在以下四項中填上應該做的事情就可以了。
① 非常重要,且必須馬上做的事情
② 不太重要,但必須馬上做的事情
③ 非常重要,但無須馬上做的事情
④ 不太重要,也無須馬上做的事情

首先,如果不將①中的"非常重要,且必須馬上做的事情"不當一回事,容易給日常業務帶來阻礙,或是失去信譽。因此,我們要盡最大努力去快速處理這種事情。 如"製作今天之內必須提交給A 公司的報價單"、"整理明天開會時需要提交的報告"之類迫在眉睫的事情,便屬於這種情況。

用"一張A4 紙"充實你的職業生涯(6)

所謂②中的"不太重要,但必須馬上做的事情",我可以做一個簡單的比喻,即"明天要跟中學時代的幾個同學聚會,所以必須預定一個合適的飯店……"一類的事 情。與工作本身相比,這種事情多是個人的事情,雖然我的說法有些不好,但是這種事情有一個優點,那就是可以臨陣磨槍,或通過降低要求而立即處理完畢。實在 不行,在小酒館聚會好了,這樣就不用預約了,也就不用因為這件事而苦惱。這裡面最重要的是③中的"非常重要,但無須馬上做的事情"。"在下個月的委員會到 來之前,必須整理好公司發展史計劃書"便屬於這一類,如果以周為單位來考慮的話,為此而應該做的事情就要排到①中去,且需要多加注意。要想整理出公司發展 史計劃書,也許還需要看一遍參考資料,並想出一個大概的目錄。這樣一來,我們就需要一邊對照之前所述的一張A4 紙的日程表,一邊將應該做的事情從以月為單位細分到以周為單位,有的時候,還要根據需要將其歸入①中迅速處理。在商務環境變化明顯的今天,在限定日期到來 之前,④中的"不太重要,也無須馬上做的事情"即使不處理也沒關係,因此,我就不在此解釋了。

好了,你也趕快將應該做的事情寫到我剛才說的四項後面,並在一週時間內多多查看吧。
在這裡,最重要的是留意③與①的關係,根據時機靈活移動它們。如果能做到這一點,弄錯
工作的先後順序,遺漏某件重要事情的風險就會大幅降低。
先後順序劃分表單
公司發展史計劃書
重要程度

製作必須在今天之內提交給A 公司的報價單
整理明天要在會議上提出的報告
緊急程度低 緊急程度高
填寫下下周要去做體檢時提交的調查表
重要程度低
要和學生時代的朋友聚會,所以要預約飯店

用"一張A4 紙"充實你的職業生涯(7)
讓人安心入睡的二分法表單 一張A4 紙讓您安睡到天亮

入職軟銀,在孫正義手下工作的時候,我常常與他一起工作到深夜一兩點。而且,今天的工作就此結束的時候,孫正義一定會這樣喊道:"好,這樣就能看到希望了。"(よし、これで見えてきた!)
實際上,這一聲大吼是有它的意義的。如果不說一句"今天該做的事情都做完了"畫一個界限,即使是回到家,躺到床上之後,我們也會很不安,甚至無法入睡。因此,我建議大家把今天應該做的事情全部做完,然後帶著一種輕鬆的心情回家。--孫正義當時的想法就是這樣的。

現在回過頭來,看看你是怎麼做的呢?你不是不工作做到一半便放在一邊,然後一邊想著"糟糕,這個月的營業額也許完不成了。那樣的話,會被部長嚴厲批評的",一邊躺在床上苦惱呢?

為此,我在孫正義的"大吼"提示下,製作出了下面這個"讓人安心入睡的二分法表單"。

這裡的做法也非常簡單。首先,將妨礙你睡眠的不安因素,也就是你"擔心的事情"簡單明了地寫出來,如"這個月可能無法完成營業額"。接著,將你能夠想到的 完成營業額的對策如實寫出來。如"給小A 發一封郵件吧"、"約見B 公司的B 專務"、"從其他部門借來另外的客戶清單"等等。這個時候的要點是將它們分為"今天能做的事情"、"明天以後可以實行的事情"兩類,然後對其中的項目進行 確認。

這是因為,如果你寫出這些是在深夜時分,地點是在自己的臥室的話,則不能將"約見B公司的B專務"歸入今天能夠做的事情一類。反之,如果是"給小A 發一封郵件吧"這件事,即使是用家裡的電腦也可以進行,而且哪怕只是做了這件事,也能夠使你的心情變得輕鬆,使不安的因素減少。也就是說,按孫正義的話來 說,喊一句"今天該做的事情都做完了",就是畫了一道分界線,今天便可以不再苦惱,安心入睡了。現在我來說一說我的經驗,這個"讓人安心入睡的二分法表 單"真正對我發揮作用,是在日本納斯達克將要創立的時候。當時,孫正義讓我"請2000 名冒險事業企業家來",我便給整個日本的企業家發了傳真或信件廣告,說實在的,我當時的心情非常複雜,心裡在擔心"請來2000 名企業家,就能夠順利成立嗎"。但是,苦惱不會讓事情取得進展。於是,我一邊與項目成員們商量,一邊依次寫出了"今天能做的事情""明天以後可以實行的事 情",在將其付諸於行動的每一天裡,我的不安便開始驟減。之後,"今天已經做到這裡了"的想法讓我充滿了成就感,這種成就感轉換成放心感,也使我能夠熟睡 了,我記得是這樣的。這雖然稱不上是"千里之行,始於足下",但那些
積累關係到日本納斯達克的成立。

用"一張A4 紙"充實你的職業生涯(8)

難以入眠的時候,你也一定要試試這個方法。它比在床上苦惱,或是吃安眠藥、喝酒健
康得多。而且,希望你能記住,這個方法對個人煩惱,如解決人際關係問題、家庭問題等也很有
效。

讓人安心入睡的二分法表單
主 題
這個月的營業額可能無法完成
Today To do Tomorrow
今天能做的事情 對策 明天以後可以實行的事情
〇 給小A 發一封郵件
約見B 公司的專務 〇
〇 借來其他的客戶清單

【第2 章】

用"一張A4 紙"鍛鍊思考能力(1)
用"一張A4 紙"鍛鍊思考能力
思考能力強化法
簡要流程圖
魚骨圖
模塊化表單
邏輯學樹狀圖
矩陣圖
選擇樹狀圖
簡要流程圖
只需一張A4 紙,任何人都能改善業務流程
"為了提高工作效率,我想重新審視一下工作程序。"
"我們計劃縮短交貨期,提高生產效率。"

在這種時刻,有的公司會使用流程圖。所謂流程圖,是指將工作程序或流程做成圖示進行說明的"流程圖示",據說使用此流程圖,可以增進部門之間的相互理解,這樣,工作就可以順利進行。
但是,真的是這樣嗎?我認為有的時候,它也會成為改善業務的禁錮。之所以這麼說,是因為流程手冊上的符號種類繁多,有的時候,只有部分熟悉組織體 系的人能夠理解、把握,一般人很難理解。因此,在這種情況下,便容易出現"那個符號是什麼意思來著?我忘記了。還是算了吧"的情況,從而使人們在不知不覺 間輕視了它。雖說如此,但如果從任何人都能準確把握業務流程的角度來說的話,我們還是不能輕視它。因此,我要推薦一個一頁A4 紙的"簡要流程圖"。說起來,它的使用方法也非常簡單。
首先是劃分部門。部門數在五個左右比較合適。因為正如我多次強調的那樣,人一次只能處
理、理解五件左右的事情。因此,如果部門較多的話,我建議大家將部門結構從科合併為部,
再從部合併為總部等單位。
其次便是符號問題了,我推薦的"簡要流程圖"僅使用"長方形"、"↓(箭頭)"和"文檔符"三種。
"長方形"中填寫相應部門的主體業務,"↓"用來表示部門之間的關係,也就是說,在工作程序從一個部門轉移到下一個部門的時候使用,"文檔符"中 __________填寫在這個過程中產生的輸出文檔(站在下一個部門的角度來看的話,就是輸入文檔)。此流程圖非常簡單,如果使用它,任何人都可以立刻 理解。
在我看來,這個流程圖派上用場,是在Yahoo!BB 展開業務不久之後的事情。當時,軟銀公司(譯者註:英文為Soft Bank)還沒有明確定義出向NTT(譯者註:NTT 為日本電信電話柱式會社的英文縮寫,在這裡可以理解為電信部門。)申請開通ADSL 業務失敗後的解決方法簡要業務流程圖。因此,在很多情況下,即使前面的業務出現了錯誤,也會進入下一個業務流程,當時的現狀是,即使申請人投訴"未開 通",也很難徹底查明其原因。具體來說,便是在申請開通ADSL 業務時,申請人需要提供正確的電話線路開戶人。如果開戶人不正確,即使向NTT 提出申請,也無法讓他們來安裝。例如,一個家庭的兒子提出了申請,但這個家庭在NTT 的開戶人是戶主父親,這個事例就屬於以上情況。但是,這種情況很難在營業第一線進行確認,因此,在當時,線路的開戶人和申請人(使用人)不一致的案例甚至 佔到三成以上,來自這些人的投訴不絕於耳。這樣一來,營業第一線的工作人員就必須事先向申請人確認這件事。
簡要業務流程圖製作出來之後,標準化的業務流程穩定地確立了下來。這之後,即使某一環節出現了問題,也會在營業第一線得到修正,投訴也開始驟減。而且,各業務環節的成本以及處理時間也得到了明確,因此,業務的系統化和合理化也開始順利進行。
所以,在試圖改善業務的時候,與其絞盡腦汁地思考,不如將其落實到流程圖上,從明確各部門的主體業務和輸出文檔開始做起,如何?即使你只做了這一件事,也會讓人覺得你是一個"有工作能力的人"。

用"一張A4 紙"鍛鍊思考能力(2)
簡要流程圖
題目 申請開通業務失敗的解決方法業務流程圖
營業本部 操作部 NTT 客服中心 顧客、魚骨圖

用一張A4 紙,順利找出改善業務的要點

我再講一個有關Yahoo!BB 事業部的事例,這個事例發生在Yahoo!BB 的負責客服等業務的客服中心,我曾經負責過此類大項目。當時,每個月會有100 萬個以上的電話打到客服中心,因此,處理這類事務的操作員人工費就不容小覷,所以我必須研究降低成本的方法。因此,我將工作人員集中起來,讓他們將降低成 本的方法寫到了便簽紙上。於是,很多意見便"接連不斷"地向我這裡湧來:"我們應該進一步充實FAQ 的內容,以便讓顧客能夠利用個人電腦自行解決問題。""與其將業務委託給別人做,不如僱傭正式職員。這樣可以壓縮人工費。""減少呼叫量如何?""降低操 作單價如何?""如果營業能夠恰當地說明和處理問題,投訴之類的電話就會大幅減少,所以,在營業手冊中加上這部分的注意事項如何?""在倒班方法上找找竅 門如何?""將營業時間本身縮短如何?"等等。
但是,僅將這些意見並列著列出來,是無法決定驗證它們的先後順序的。因此,我將相似的意見按類型總結成"魚骨"狀,並嘗試著將他們按照"大 骨"、"中骨"、"小骨"進行了分類。也就是說,我將"減少呼叫量"作為大骨,將"充實FAQ"、"在營業手冊中添加注意事項"這類意見列入中骨部分,並 在"充實FAQ"這個中骨下面,羅列上了"在說明書上增加出現問題時的處理方法頁面"、"增強網上的Q&A 功能"之類的適合歸類於小骨的意見。
有關接線時間的問題也是如此,我們可以將"縮短處理時間"作為大骨,將"縮短接線時
間"作為中骨,並嘗試以這個中骨為基點,將"改進腳本"、"並用網絡"之類的小骨羅列上。
而且,我嘗試著以另一個中骨"縮短後台處理時間"為基點,將"格式化""減少項目"設定
成了小骨。
結果,成功將處理時間縮短了百分之二十。

用"一張A4 紙"鍛鍊思考能力(3)

在必須重新審視改善業務的方法時,你也可以把思考"如何才能解決問題"想出的答案如實寫出來(可以一個人進行,也可以由多人進行),之後,參照"魚骨 圖",按類型將相似的意見歸納起來,然後進一步按照"大骨"、"中骨"、"小骨"進行分類,如何?這個過程中的要點在於弄清原因(中骨、小骨)與結果(大 骨)、局部(中骨、小骨)與整體(大骨)、手段(中骨、小骨)與目的(大骨)的關係。如果你連這些都能夠做得正確無誤,也許就可以挖掘解決問題的方法到一 定的深度,並進行驗證,而且,也許你的腦海還會在短時間內浮現出"將小骨的這個部分和這個部分結合起來也許不錯"的奇妙方案。

魚骨圖
題目 削減客服中心的成本
降低人工費 減少呼叫量
充實FAQ
改善說明書 網絡
改善營業手冊
改進腳本 並用網絡
縮短接線時間
縮短後台處理時間
格式化 減少項目
提高運轉率 縮短處理時間
模塊化表單

用一張A4 紙,改善公司內部體制

你知道模塊(module)這個詞嗎?模塊本來是一個表示尺寸的詞語,在今天的商務領域,這個詞常被人們用做"可更換的構成要素"、"標準化(規範化)的 要素"的意思,在汽車產業和計算機產業,這個詞作為一個商務用語越來越普及。例如,在汽車產業領域,空調模塊、車門模塊等零部件集群被稱為模塊,這些模塊 大部分都是基於一定的規格製作成可更換狀態的,因此,如果想更換成內部設計不同的模塊,很輕鬆便可以做到。計算機產業也是如此,各個製造商生產的存儲器、 硬盤等都是按照國際標準製造的,因此,即使將不同製造商的零部件組裝起來,基本也不會對整個電腦的工作環境造成不好的影響。
我們可以說,在某種意義上,國外建築住宅時廣泛使用的"SKELETON INFILL"方法,也是一種模塊化了的施工方法。所謂SKELETON INFILL,是指將SKELETON(房子的骨架)和INFILL(內部裝修以及設備)分開製造的方法,這種方法的優勢在於如果內部裝修和設備老化了, 不拆掉房子的骨架便可以隨意更換,因此,這種方法在我國(譯者註:這裡的"我國"指日本。)也開始出現了。

用"一張A4 紙"鍛鍊思考能力(4)

我之所以講這些,是想強調一下如果公司內部體制錯綜複雜,未得到統一,可以製作一張"模塊化表單",這樣一來,各部門之間互相依賴、互相扯後腿的風險也會 大幅降低,而且,各部門的成本管理意識、改善意識也會得到提高。也就是說,我剛才所說的業務流程會比較穩定,而且即使有一些變化,也能夠迅速應對。在 Yahoo!BB 事業部成立的時候,由於"收費"出了問題,我深刻體會到了模塊化的重要性。
當時,這個公司的產品推出流程為①產品說明→②宣傳活動→③根據客服中心收到的客戶投訴進行調整→④收費→⑤結算,此業務流程很複雜,所以,各流程之間是 互不可分的。即使只採取一種宣傳方法,將二個月免費使用轉換成三個月免費使用的過程也非常麻煩,如果採取複數個宣傳,公司便處理不清楚了,這也成了客戶投 訴的一個原因。而且,客服中心就是客服中心,不應負責處理因錯誤收費而發生的投訴,客服中心一旦負責協調退錢,就會連續出錯。"這樣下去就糟糕了。事情會 變得不可收拾的。"我是這樣認為的,於是我努力將各部門的業務模塊化,明確了各部門的職能、作用。而且,我將產品說明和宣傳活動說明的手冊完全分開了,並 在此基礎上重新裝訂了一下,發給各部門傳閱。這樣一來,各種宣傳活動便能夠迅速進行了,即使是複數個宣傳活動,公司也能夠處理得非常明確了。
而且,我還指導客服中心將應對顧客的情況格式化,如"到了某個時候,放入DB 的東西也要開始收費了",以使其能夠採取整齊劃一的處理方法,而顧客打來的錯誤收費投訴電話也大幅減少了。最終,一系列的業務流程都穩定了下來,公司的組織體制也變得堅如磐石了。
如果貴公司的各部門錯綜複雜,猶如一團亂麻,那麼你是否可以提議將各部門"模塊化",並努力明確各部門的職能、作用呢?

模塊化表單
題 目 收費問題
(每月收費合計數據)
(全部輸入系統中)
(宣傳活動定義書)
(產品說明定義書)

用"一張A4 紙"鍛鍊思考能力(5)

邏輯學樹狀圖——把邏輯整理到一張A4 紙上

我剛剛入職軟銀的時候,接到了某個上司下達的任務:我想在日本推廣這項業務,你幫
我調查一下是否有這方面的需求。日本的市場與那個國家的不同,我調查後得出的結論是"在日本,這項業務也許能被孩子們接受,但如果是面向成年人 的,情況似乎有些嚴峻"。但是,上司卻逼問說:"這項業務是面向成年人開發的。為什麼成年人不能接受,你明確地說明一下原因。"當時,我做了很深刻的反 省。因為我認為"我做出的'成年人無法接受這項業務'的結論缺乏佐證調查,那只是我的設想。我應該分別調查各個年齡段的人對這項業務的需求,在積累了邏輯 的基礎上,提出一個報告。"於是,立足於以上想法,我再次提出了報告,並順利地結束了這件事。我希望通過這個失敗經驗談,告訴大家向客戶或上司提出報告、 簡報、計劃書等文件的時候,必須有邏輯上的說服力。
總之,如果對方追問"這是什麼意思"、"這個結論是如何得出來的"時,我希望大家能夠果斷地做出回答。
為此,我推薦給大家一個方法,那就是一張A4 紙的"邏輯學樹狀圖"。
下面我來說明一下具體方法,首先,請研究一下你的課題屬於"結果與原因"、"目的與手段"、"整體與局部"中的哪種邏輯關係。然後,將"結果"、"目的"、"整體"這些樹的主幹作為基點,將"原因"、"手段"、"局部"作為分支。
我來舉一個簡單易懂的例子,"質量下降"屬於"結果與原因"中的"結果",因此,我們就要從弄清原因開始做起。在明確了"這是由於工人的素質下降了"、" 這是因為原材料本身的質量下降了"、"這是因為工具老化了"等分支(原因)之後,我們還要將其細化到"工人的素質下降,是因為長時間工作,疲勞了"、"是 因為把手減少了"、"是因為工人的就業穩定率差"這類小分支(原因)上。
舉一個"目的與手段"關係的例子,"希望提高營業額"是目的,也就是主幹;"增加入店人數"、"提高人均消費"、"提高商品單價"是"手段";總之是中間的小分支,"發傳單"、"延長營業時間"、"發行優惠券"則是從"增加入店人數"分出來的小分支。

用"一張A4 紙"鍛鍊思考能力(6)

順便說一句,我再次提交給上司的報告時以"整體與局部"的邏輯關係為基礎展開的。"整體"(主幹)是日本人。"局部"(中間的分支)是男性女性。從這裡進 一步細化分出來的"局部"小分支是10 多歲的人群、20 多歲的人群、30 多歲的人群、40 多歲的人群、50 多歲的人群、60 多歲的人群等年齡層。這樣,大家就明白我之前為什麼說"針對上司要推廣的產品的需求,我對各個年齡段均進行了調查,並積累了論理"的原因了吧。但是,為了 避免遺漏和重複,我們還是將分支控制在三至五個吧,最多五個。因為人類一次只能整理、理解五個左右的事情。如果大家連這一點也能做到,那麼你的邏輯關係應 該會變得非常明確,明確得甚至令你自己吃驚。這就是你的說明力"得到強化的證明"。

邏輯學樹狀圖
題目 新業務的客戶群分析
10 多群的人群
20 多歲的人群
男 30 多歲的人群
40 多歲的人群
50 多歲的人群
60 多歲的人群
日本人
10 多歲的人群
20 多歲的人群
女 30 多歲的人群
40 多歲的人群
50 多歲的人群
60 多歲的人群
矩陣圖

一張A4 紙,迅速分享會議要點
"我們應該投資哪個項目呢?能夠將成本控制在最低的是哪個?"
"光追求成本低也是一個問題。如果實現的可能性很低,是沒有意義的。"
"那麼,我們來討論一下實現的可能性最高的投資項目吧……"

如上所述,討論問題的時候,一旦有複數個坐標軸,事情便很難說清楚,而且很多時候,大家無法恰當地理解。這樣一來,事情就會發展成"剩下的事情下次會議上 再……",這樣做不僅浪費時間,而且不會有很好的結果。在這段時間內,雖然不至"大意失荊州",但如果被其他公司捷足先登就很可能失去一個難得的機會。這 是一個速戰速決的時代。沒有多餘的時間讓你開會磨蹭。在討論的時候,如果有複數個坐標軸,就需要具備讓所有人能迅速掌握其概要的能力。這個時候,我們用一 張A4 紙做出的簡單"矩陣圖",就會發揮作用了。

用"一張A4 紙"鍛鍊思考能力(7)

為了便於理解,我舉一個開發遊戲的例子來加以說明。比如說一個團隊正在苦思開發一個什麼樣的遊戲才能取得成功。這種情況下,需要設定好縱軸(成本)、橫軸 (可行性--實現的可能性),以及元(預計銷售額),然後嘗試著分配"各遊戲的位置"。與通過口述或冗長的文章解釋相比,以下方法能讓人盡快理解。
"將著名漫畫家的作品做成遊戲的時候",這個遊戲也許能夠取得一定程度的銷售額,但是否能取得版權許可還是一個問題。而且,如果原作的某個遊戲開發得遲 了,或是遊戲無法脫開原作的故事情節了,可能就沒有意思了。而且,開發這種遊戲必須支付版權使用費,因此投資規模也會增大。也就是說,如果將此事例套入 到"矩陣圖"中思考的話,會是如下情況,它的銷售額會比較好。但是,成本比較高,實現(開發)的可能性又較低。因此,我們可以一目瞭然地明白這個計劃應該 屬於左下象限的範疇。
如果這個公司手裡有類似於"最終幻想"的"系列熱銷作品",那麼,製作其續篇如何?如果選擇這樣做,就需要製作出比過去質量更高的作品,雖然所需的成本會 比較高,但也有市場,應該不會失敗。上個作品、上上個作品還賣了200 萬本以上呢,所以如果出一個新作,應該能取得與之相似的銷量。其可行性也比較高。這樣思考起來,我們就知道它屬於右下象限的範疇了。順便說一句,如果是" 來自外界的策劃",即能否取得成功是無法預測的。我們對它的銷售額也不能有太高的期望,因此其可行性比較低,而這種情況應該屬於左上象限的範疇。"如果是 借用銷量比較好的電腦軟件"=用較低的預算就可以做成,因此其可行性較高,但我們對它的銷售額不能有太高的期望。因此,它應該屬於右上象限的範疇。所以, 在為"應該投資哪個項目?"、"應該開發什麼樣的產品?"而苦惱的時候,我們可以製作一個這樣的"矩陣圖",這也是為了能夠準確地鎖定選擇肢,而且我建議 大家將分發到會議(Meeting)的座位上。在這種情況下,我們只要鎖定三~五個選擇肢就可以了。

用"一張A4 紙"鍛鍊思考能力(8)

拿出簡單、明了的圖形給別人看的話,別人會比較容易理解、掌握,而且,你的判斷力和決斷力也會迅速提高。

矩陣圖
題目 一個成功遊戲的開發
來自外界的策劃 借用電腦軟件的形式
將著名漫畫家的作品 如果有成系列的熱銷
做成遊戲 作品
選擇樹狀圖

用一張A4 紙幫忙做決策
在不得不做出重大的選擇或決策時,我建議大家活用"選擇樹狀圖"。所謂活用"選擇樹狀圖",是指必須在α和β之中做出選擇時,根據以下程序得出結論的方法,此方法對需要快速做出決策等情況會很有用。
①計算出進行得順利和不順利時概率。
②將選擇要素的價值、優勢數值化,用此數值乘以之前的概率,得出各自的優勢指數。
③將優勢指數分別加到α和β上,通過進行比較,選擇數值較高的那個。
為瞭解釋得更清楚一些,我們用小A 從自己家出發,到小B 家去玩的事例來思考一下吧。

在去玩之前,小A 查看了一下天氣預報,弄清了當天晴天的可能性為百分之六十,降水概率為百分之四十。那麼,是應該騎自行車去,還是應該乘電車去呢?如果騎自行車去,而且是 晴天的話,對於小A 來說,從主觀上考慮,心情的愉快程度,也就是選擇要素的價值與優勢便相當於10 分制的5 分。也就是說,用晴天概率(0.6)乘以心情的愉快程度(5),便得出了3 這個優勢指數。
那麼,如果騎自行車,但下雨了,結果被淋濕的話,會怎樣呢?別說正數了,這個時候的心情愉快程度簡直是-10。也就是說,用降水概率(0.4)乘以心情愉 快程度(-10)的話,其優勢指數為-4。我們再來看看乘電車的情況。這種情況下,即使天氣很好,心情的愉快程度也是±0。因此,用晴天概率(0.6)乘 以心情愉快程度(0)的話,便無可無不可,其優勢指數為0。
如果下雨了,雖然不用擔心被淋濕,但電車中的擁擠狀況會讓人不快,因此心情愉快程度為-5。也就是說,將其與降水概率(0.4)相乘的話,得出的優勢指數即為-2。

用"一張A4 紙"鍛鍊思考能力(9)

我們再來重新整理一下以上預測結果,如果騎自行車去小B 家,優勢指數是3(晴天的情下),或是-4(雨天的情況下),其合計數值為-1。如果乘電車去,優勢指數是0(晴天的情況下),是-2(雨天的情況下), 其合計數值為-2。因此,雖然同是負數,但騎自行車去更好。所以,當你有如下煩惱的時候,不如也製作一張"選擇樹狀圖",並將產生的概率和價值相乘,計算 出一個優勢指數如何?
如"應該投資A 公司,還是B 公司呢?"
"應該導入C 公司的產品(服務),還是D 公司的產品(服務)呢?"
"應該在E 地區建工廠,還是F 地區建工廠呢?"
"應該辭職獨立創業,還是繼續留在現在的公司呢?"
當然,即使按照這個公式做出了選擇,也未必百分之百得到公式計算出來的數字(結果),但是相比感情用事做出判斷,或是被周圍人的意見所左右,這樣做出的決策肯定是比較合理的。
選擇樹狀圖
題目 騎自行車 還是乘電車
晴天 3
0.6
自行車
0.4 雨天 -4
-1
晴天 0
電車
雨天 -2
-2

【第3 章】
用"一張A4 紙"激發創意(1)
用"一張A4 紙"激發創意

企劃能力強化法
創意相乘表
相似概念表單
Hop Step Jump 表單
腦力風暴表單
創意檢查表單
將創意具體化的三角圖表
創意相乘表

用一張A4 訓練進行激發創意的訓練

我先問大家一個問題。"我們公司先開發一個前所未有的劃時代產品,所以,你幫我想一個好的創意吧。"如果上司這樣命令你,你會怎麼辦?你會一邊抱著胳膊思考過去的熱賣產品,一邊苦思冥想"有什麼好的創意呢"對吧。
但是,這樣下去,即使再過幾小時,不,是幾天時間,你也不會想出什麼好的創意。那麼,該怎麼辦才好呢?我先問一句,你聽說過"KJ 法"嗎?所謂KJ 法,是指將各種各樣的意見或創意寫到卡片等東西上面,進行分組,並有邏輯性地將其整理好,弄清其中的意義、構造,從而找出解決問題的辦法或激發新創意的方 法。據說,孫正義在美國留學的時候,曾以這種方法為基礎,將"一日一發明"當成每天的必修課。但是,這個方法要使用很多卡片,所以操作起來會越來越麻煩, 於是,在這個過程中,孫正義開始改變操作方法,據說最後,他用電腦將其編成了程序,以使其能夠自動"生成"發明。而且,這種方法促使"帶髮音功能的電子翻 譯機"誕生了。
那麼,我們進入正題。在孫正義通過編成創造的這種方法的基礎上,我開發出了個激發創意的訓練,即接下來我要介紹的用一張A4 紙便可輕鬆完成的"創意相乘表"。我來簡單地說明一下操作方法,先將寫關鍵字的欄分成A 和B 兩欄,在A 欄中寫上"團塊時代"、"御宅族"、"抗衰老(預防老化)"、"淨化"、"代謝""溫室效應"等表示一種流行元素的詞語。
另一方面,在B 欄上,一邊參考產品說明等,一邊寫出所在公司的產品。如果是在食品廠家工作的人,可以寫上"餃子"、"燒賣"、"贊歧烏冬面"、"雜燴飯"、"拉麵"等詞 語,如果是在家電廠家工作的人,可以寫上"冰箱"、"洗衣機"、"電子爐灶"、"吸塵器"、"除濕機"、"DVD 播放器"等詞語,不用深入思考,只要唰唰地寫出來就可以。
接下來是非常重要的,我們要一邊對比A 欄和B 欄,一邊將適合組合起來的、看起來很有趣的、似乎能夠引出話題的詞語用線連起來。這樣一來,會變成什麼樣呢?假設你是在食品廠家工作的人,如果以既存的商 品為例思考一下的話,我想,你的創意就會像這樣膨脹起來。"將A 欄的關鍵詞'代謝'和B 欄的關鍵詞'拉麵'相乘,開發出一種'減肥拉麵'的話,也許會很有趣。誰能構思出徹底顛覆了'一吃就胖'觀念的健康形象拉麵呢?"利用這個方法開動腦筋的 話,腦海中浮現出如下創意也不稀奇了。"僅僅降低湯裡面的卡路里是不夠的。在面的製作上也必須找找竅門。對了,嘗試著用魔芋代替麵粉作為面的材料如何?" 這樣一來,卡路里大幅降低的"魔芋拉麵"就誕生了(實際上,這樣做是否能製作出魔芋拉麵尚無定論)。
當然,使用這個方法未必就能想出好的創意,但與一邊抱著胳膊一邊思考相比,利用這種方法確實更容易想出創意。

創意相乘表
題目 食品公司的新產品開發
A
團塊時代
御宅族
代謝
抗衰老
淨化
溫室效應
B
餃子
燒賣
贊歧烏冬面
雜燴飯
奶汁烤菜
拉麵
相似概念表單

用"一張A4 紙"激發創意(2)

用一張A4 紙,從概念中找出創意
與前一節相同,我想將 "相似概念表單"作為一種激發開發商品、服務創意的方法,來介紹給大家。我將一邊穿插著講我的體驗談,一邊介紹這種方法的概況。我在三菱地所工作的時候, 上司命令以"未來的丸內"(譯者註:"丸內"為東京千代田區東部,東京站旁邊一條街的名字)概念為主題,製作一個振興街道的宣傳計劃。
當時(20 世紀90 年代前後),首都中心地段的品川、汐留、六本木等城市再開發計劃已經開始動工,也由於這個原因,許多企業開始計劃遷到租金比丸內更便宜、有新大廈且能吸引人群的地區。因此,我們必須想出一個能夠振興丸內、使其重獲新生的方法。
所以,為了讓振興丸內、使其重獲新生,我在"未來的丸內"這個概念的基礎上,開始從各個角度思考丸內的特色。結果,我的腦海中浮現出了這種想法。"我們要 將丸內建設成一個不僅能吸引三菱系統這種大企業的實業家,還能聚集各行各業實業家的街道。不,不僅是實業家,我們要將丸內建設成一個能夠輕鬆吸引女性和外 國人的街道。""這些人的力量和審美一旦彙集起來,一定會產生新的文化。一定能傳達給我們一些新的信息。因此,我們難道不能在這裡建設一個能讓他們在午休 和下班之後也能享受的區域嗎;我們怎能不在這裡建設一個用來交流信息的區域嗎;我們難道不能以為契機,讓這裡脫胎換骨,變成一個不僅具備商務功能,還具備 城市功能的多功能街道嗎?"而且,我以此為基礎,考慮相似情況的時候,腦子裡浮現出了一個任何人都能夠悠閒地聚集在裡面的地方,也就是所謂的"西餐廳"。 因此,我在以上概念的基礎上,想出了一個讓它的特色與相似例子在這裡交匯的策劃--"丸內西餐廳"。
1998 年的秋天,"丸內西餐廳"作為一個丸內地區的休息場所,作為一個許多人能夠出入的自由空間,在古川綜合大廈(現在遷到了新東京大廈)的一層誕生了,餐廳裡面有自動販賣機、桌子、報紙、雜誌等東西。這之後的第二年,法式餐廳和意大利餐廳在這裡開業了。
結果,由於從未到過丸內附近的年輕人和觀光客的光顧,讓這裡變得熱鬧非凡,從前,週末的丸內就像熄滅的火焰一樣,如今,再加上丸內大廈完全開放 了,週末人們也會有來到丸內,丸內正在朝著能夠容納很多人遊玩的方向發展。那麼,我將剛才敘述的重新整理一下,在想到"丸內西餐廳"之前,我經歷了以下幾 個程序。
①主題→未來的丸內
②概念→會出現新文化、新信息的交流場所。
③研究類似事例→西餐廳
④新策劃→丸內西餐廳
"相似概念表單"便是這些程序的綜合。你在必須籌劃新產品或新服務項目的計劃時,也一定要以此為參考。利用這種方法,不但"時間在流逝,但計劃還是完不成"的風險會大幅降低,而且也不用擔心會與固定概念偏離,創意本身也比較容易具體化,因此周圍人對你的評價也一定會提高。

用"一張A4 紙"激發創意(3)

相似概念表單
題目 未來的丸內
主題
未來的丸內
概念 新策劃
新文化、新信息誕生的交流場所
丸內西餐廳
相似例子
西餐廳

用"一張A4 紙"激發創意(4)

Hop Step Jump 表單
用一張A4 紙開發商品及服務
我給大家介紹一種有主題,但沒有概念時使用的表。島羽博通先生是多多路(Doutor)咖啡的創始人。據說這位島羽從青年時代就在思考"經營一家 周轉率好而且賺錢的飲食店"的事情,他在歐洲旅行的時候,想到了經營現在這種站著飲用式咖啡館。他抽出觀光的間歇,去了當地人聚集的Shot Bar,在那裡,當地人站著悠閒地喝酒的光景吸引了他的目光。"我以前以為就是坐著喝的東西,但是這邊不是這樣。大家都以一種悠閒地小酌一杯的感覺在喝 酒。而且先付賬的公平交易做法也很好。"這樣思考的島羽又在想,能不能把這種"悠閒地小酌一杯"的氛圍引入日本呢。但是,日本與歐美的風俗習慣是不同的。 歐美人白天就常喝啤酒或葡萄酒,而不是茶,但日本人沒有這種習慣。那麼,將啤酒、葡萄酒換成茶如何?不,換成商務人士、OL 喜愛的咖啡也許更好。而且還能壓縮成本。於是,多多路咖啡便誕生了。如果讓我整理一下多多路咖啡誕生的過程,應是如下所示:
①題目→想經營一家周轉率好而且能賺錢的飲食店
②相似例子(Hop)→歐洲的Shot Bar
③概念(Step)→特色是先付賬制,站著悠閒地喝咖啡
④新策劃(Jump)→我們怎麼就不能站著悠閒地喝咖啡的想法
而且,為了激發創意,我增加了將這個過程做成了矩陣表的環節,這樣一來,"Hop StepJump 表單"便誕生了。為瞭解釋地簡單易懂一些,我在這裡也做一個假設,假設你的上司命令你"構思一個面
向年輕女性的網絡服務"。這就相當於題目。
接下來,你就要思考相似例子--"在年輕女性中什麼東西受歡迎呢",假設你想到了"高溫
瑜珈"、"岩盆浴"、"保健品"等。這是Hop 階段。那麼,這些東西的優點是什麼呢?"高溫瑜珈"、"岩盆浴"對美容和健康很有益。但是,這些東西的價格很高,並不是何時何地都能夠輕鬆地……。那 麼,"保健品"呢?這個東西的優點也是對美容和健康有益。而且,保健品便宜,無論何時何地都可以帶在身上,飲用起來很方便。因此,我們便可以將概念一欄確 定為"保健品的益處"了。這是Step 階段。接下來的步驟是很重要的,我想大家只要對照著題目中的"面向年輕女性的網絡服務"
和Step 中的"保健品的益處",腦海中浮現出以下創意就不是什麼稀奇的事情了。"說到無論何時何地都能隨身攜帶的東西,那無疑就是手機了。對美容和健康比較感興趣的也是女性。因此,如果將這兩項組合起來,不如就建一個以化妝品為中心的手機網站如何?"
而這一創意便可寫入Jump 的"新策劃"一欄中了。
當然,這只是我隨便想的一個例子,但是相比在所給題目的基礎上,籠統地思考新產品或新服務的內容,這種方法不但效率極高,而且能讓大家想出好的創意不是嗎?

Hop Step Jump 表單
題目 面向年輕女性的網絡服務
新策劃(Jump)
以化妝品為中心的
手機網站
概念(Step)
保健品的益處
(對美容與健康有意
方便)
相似例子(Hop)
高溫瑜珈
岩盆浴
保健品

用"一張A4 紙"激發創意(5)

腦力風暴表單
運用一張A4 表,腦力風暴也可煥然一新

說到構思商品開發創意和解決問題辦法的最流行方法,就要屬腦力風暴了。這種方法要遵循"不評論他人的發言"、"歡迎大家自由隨意發言"、"相比 質,更重視量"、"沿著別人的思路(創意)展開"四個規則使用,但是我基本沒聽人說過這個方法"非常有效"。為什麼呢?原因非常簡單。因為有的人無法遵循 規則。其中,比較常見的人們不自覺地就去評論別人的發言了。如果是同事還好,如果是上司做出了這樣的舉止,部下又不能還嘴,而且,有的人幹脆認為"真無 聊。這樣的話,使用腦力風暴法就失去意義了"不是嗎?
因此,我向大家推薦一個一張A4 紙的"腦力風暴表單"。
首先,主持人發給每個與會者10 張Post it(便簽)。接下來,讓大家將想到的"產品開發創意"、"縮短交貨期的方法"、"品質改善方法"、"壓縮成本方法"等隨意寫上去。讓大家將發下去的10 張便簽全部寫滿是這種方法比較特別的地方,因為這種方法更重視量,而非質。時間上只需10 分鐘就足夠了吧。大家寫完之後,要將便簽從大家手裡收上來,並一邊讀,一邊貼到板子等東西上。內容相同的重疊起來貼上,內容相似貼在一起,這是一個要點, 這期間如果有人提出新的意見,也寫到便簽上,貼到板子上。這個過程大約需要30 分鐘的時間。這一步驟結束之後,接下來便進入總結收集起來的意見階段了。是的,我們要在這一步討論"哪個開發新產品的意見最好"、"哪個改善品質的意見最 好"。因為如果忽視這一環節,那麼這個方法僅到提出意見的步驟便結束了,也就無法進入下一個將商品開發創意和解決問題的辦法具體化的環節了。這個步驟所需 的時間會根據具體情況而不同,有時可能會拖延一點時間,但也可以用20 分鐘結束這個步驟,因此,如果順利的話,總共花一個小時的時間便可高效地完成整個過程。我們公司有一個教育內容傳遞網站--"non-college", 在升級此服務的時候,我深刻體會到了這個方法的功效。

實際上,"non-college"的服務方法是我在創建這項服務時制定的,我們一直這樣運營,因此,從未聽取過公司職員的意見。當時,公司職員 也一直認為系統的運作方法應該是由我決定的事情。於是,我便利用此"腦力風暴表單",以"non-college 應該如何改進"為題目,讓公司職員在便簽上寫出自己的意見。接著,"作為門戶網站,範疇數(カテゴリー數)太少了"、"教育內容涉及的領域有些一邊倒 了"、"應該有更多的用戶製作的教育內容"等各類問題便不斷暴露出來了。而且,經過反覆探討"應該如何解決這個問題","non-college"已經成 了一個具備許多功能和教育內容的服務項目,這在全日本都是屈指可數的。那麼,你也根據一張A4 紙的表單使用腦力風暴,來讓你之前的做法煥然一新吧。我保證你能感受到令你自己都吃驚的成就。

腦力風暴表單
題目 為了迅速擴大公司的業績
開始時間:10:00
結束時間:11:00
這個會議利用腦力風暴方法進行。腦力風暴方法要遵循以下規格和方法進行。
規則
方法
方法
1.會議的主持人確認規則。
2.給每個與會者發10 張便簽紙。
3.請與會者在10 張便簽紙上隨意寫意見。(10 分鐘)
4.會議的主持人將便簽紙收上來。然後一邊朗讀一個個意見進行確認,一邊將相似的意見放在一起,將相同的意見重疊起來,貼到白板、牆壁、桌子等所有與會人員都能看到的地方。將此期間根據他人的意見擴展開來的意見寫到便簽紙上,按照同樣的方法貼起來。(30分鐘)
5.提意見環節結束後,廢除腦力風暴的規則,從成本、交貨期、品質等觀點討論意見的
可行性。(20 分鐘)

用"一張A4 紙"激發創意(6)

創意檢查表單
用一張A4 紙,從多個角度激發創意
在一個公司工作幾年,積累了相應的經驗之後,便能不斷掌握有關商品的知識,並越來
越瞭解業界的結構。即使出現什麼問題,也能夠迅速解決,而且,如果解決得不順利,還可
以想其他的辦法。但是,有的事情也必須注意一下。那就是如果長時間處於一個行業,每天只是重複相同的工作,那麼會變得只能從一個固定的角度看事物,只能按一定的標準思考事情。總之,人的思想會被禁錮在一個固定的概念
裡,因此,也就很難再從多個角度激發創意了。
為瞭解放這種人的思想,有的人提倡使用"奧斯本檢查表法(Check List of Osborn)",
即將要求的課題套入"難道不能用到其他地方嗎"、"難道不能再大(小)一些嗎"、"再改變一
下如何"等檢查項目中,希望從中激發出創意,但是我個人非常不讚同使用這種方法。
因為這種檢查項目本身就很含糊,因此,即使將其活用到產品開發和營銷戰略上,也不
具體。
因此,我編了一個以應用並擴展了"奧斯本檢查表法"的形式,將檢查項目進一步細化,
用Q&A 的方式激發創意的環節,即接下來我要介紹的"創意檢查表單"。
例如,在製作出一個大概的"不能轉用到其他領域去嗎"之類的模式之後,並不就此結束,
而是進一步挖掘提問事項,把想到的創意直接寫到答案欄內,如"能不能用到面向法人的服
務中去"、"能不能用到面向個人的服務中去"等等。
"能不能再小一些"也是如此。如果只是這樣提問,是無法得到具體方案(創意)的,但
如果能像"將尺寸改為原來的五分之一如何"、"難道不能把價格下調一般嗎"、"難道不能大幅
削減成本嗎"這樣進一步挖掘提問的深度,"那麼,就這樣做吧"、"我想到了這樣一個辦法"
一類創意順利被激發出來的可能性就會提高。
以我為例來說,我在Yahoo!BB 開展新的宣傳活動時,這個方法便奏效了。在"免費使
用兩個月"的宣傳活動中,簽約人數已達到了極限,因此,我必須構思一個更新穎的計劃。
於是,我以"創意檢查表單"為基礎,一會自問自答,一會讓人把相關人員集合起來反覆討論,
終於想出了"介紹朋友的宣傳活動"創意。
我根據"能不能將他們聯繫起來呢"的模式,想到了"難道不能將客戶與客戶聯繫起來嗎"
的問題,進而想出了"把朋友和朋友聯繫起來"的創意。
接著,我又根據"能否運用其他方法"的模式,想到了"相似行業的相同結構沒有先例嗎"
的提問方式,並參考了信用公司的"通過介紹宣傳讓雙方都受益"的服務方案。於是,我推出了"介紹朋友的宣傳活動",介紹人來和被介紹來的人都能拿到幾千日圓的購物券,這一活動大受好評,而且也成功壓縮了成本。

用"一張A4 紙"激發創意(8)

創意檢查法
題目 Yahoo!BB 的新計劃
模式 問題 回答
不能轉用到其他領域嗎? 面向法人如何? 信用行業的介紹宣傳優惠
面向個人如何?
面向其他行業如何?
能否運用其他方法? 相似行業的有先例嗎?
國外有先例嗎?
過去有相關事例嗎?
不能改進一下嗎? 能否改進一下規則等條件?
能否將其自動化?
能否轉換作為服務對象的人或公司?
能再大一些嗎? 能否進一步提高品質?
能否進一步提高價格?
能否追加投資?
能再小一些嗎? 能否進一步降價?
能否將尺寸改為原來的五分之一?
能否將成本降到價格的十分之一?
能否用其他東西代替呢? 在當前的組織、業務流程方面?
在當前的產品、系統方面?
在當前的外包方面?
能否重新配置? 能否修改設計?
能否轉用其他組織或業務流程?
能否修改標準,重新配置?
能否顛倒一下? 能否將業務流程顛倒一下?
能否將目標顛倒一下?
能否顛倒一下計劃的說明方案?
能否聯繫起來? 能否將其設計成捆綁銷售產品?
能否與其他業務合併成一個業務?
能夠與其他東西相互聯繫起來? 將朋友與朋友聯繫起來吧
將創意具體化的三角圖表

用一張A4 紙,做到從無到有

我在這裡再問大家一個問題,如果說"披頭士(The Beatles)"與"旅行"有某種聯繫,你
會聯想到什麼?如果你是披頭士的歌迷,一定會這樣想吧?
"披頭士出身於英國的利物浦。倫敦也有披頭士曾在那裡拍攝專輯封面的艾比路。真想
去這些與披頭士有關的地方旅行啊。真想沉浸在那種鄉愁中啊。"
是的,你答對了。實際上,有一個旅行代理社策劃了一個充滿了這些內容的"環遊與披
頭士有關的地方的英國游",而且大受歡迎。

但是,這裡只要"披頭士"和"旅行"兩個特性元素,所以很容易找到相同點,如果變成三個以上,就不那麼容易了。更何況是上司下達的"找出三個以上 特性元素,並將它們結合起來,開發出一個前所未有的、劃時代的商品"任務,大多數人對此都會感到困惑吧。實際上,分別驗證三個以上特性元素之間的聯繫是一 件非常難的事情,即使你想認真去做,給你再多的時間也不夠,而且就算你找到了,很多時候也無法將其具體應用商品、服務中去。

為此,我編出了接下來要介紹的"將創意具體化的三角圖表"。為了便於理解,讓我們一邊以現有的商品舉例子,一邊思考吧。假設在食品廠工作的小A 接到了上司下達的"開發一種面向年輕女性的新產品"任務。小A 經過苦思冥想,終於想出了"飲料"、"年輕女性關心美容和減肥"、"方便"三個特性元素。然後,他將這些特性元素寫到矩形中,並在連接各個特性的線上橢圓 中填上了想到的聯繫(功能)。結果呢?結果他發現了以下共同點。"'飲料'與'美容、減肥'的聯繫應該是不可缺少玻尿酸和膠原蛋白吧。""說到'飲料'與 '方便'的聯繫,那麼口渴的時候,能夠隨時隨地方便飲用的迷你瓶子成了一個絕對條件。""說到'美容、減肥'與'方便'的聯繫,應該是即使是在跑步的時 候,也可以帶在身上,銷
售地點不在藥店,而是便利店的清涼飲料。"那麼,如果要找出融合了每個特性元素的聯繫(功能),"對了!裝在外形灑脫的迷你瓶子裡的水果味無卡路 里飲料也許不錯。而說到美容的話,就要提到膠原蛋白和玻尿酸了。加入了這種成分的話,也許會非常受歡迎"。我想你一定能得出以上結論。我不知道運用這種方 法想出的加入膠原蛋白等成分的飲料是否誕生了,但相比臨時去想,像這樣將內容填寫到表單中去,能夠輕鬆地在短時間內發現相應特性的聯繫(功能),而且能夠 獲得開發商品的重要線索。因此,在遇到類似情況的時候,你也一定要試著運用這個"三角圖表"。熟悉了之後,你還可以將特性增加到四~五個,這樣或許能夠進 一步拓寬創意的思路。

用"一張A4 紙"激發創意(8)

將創意具體化的三角圖表
題目 面向年輕女性的新產品
特性1
飲料
特性2 特性3
美容、減肥 方便
用一張A4 紙掌握寫作能力、說話能力、學習方法(1)
第4 章
用一張A4 紙掌握寫作能力、
說話能力、
學習方法
寫作能力、說話能力&學習能力
出差報告表單
提案策劃表
演講表單
故事化表單
談判能力表單
提高英語能力表單
循環學習表
三分法閱讀表單
出差報告表單
將出差報告總結到一張A4 紙上

我來講一個不應該發生的真實故事。那已經是十多年前的事情了,當時,在某園藝施工公司的小S 陪前輩小N 去鹿兒島出差。為了建一個新高爾夫球場的項目,他們要與當地的設計事務所洽談業務。與設計事務所洽談業務的事情很順利地結束了。第二天,他們返回東京總公 司,迅速向上司提交了出差報告,我沒有拿到報告的具體內容。但是,與設計事務所洽談業務之外的事情,例如,如下事情,他都"非常詳細"地記錄下來了。
"某月某日(星期三)下午六點結束業務洽談後,從晚上七點到九點,與N 主任一起在市內的酒館喝酒。我們兩人點了三瓶啤酒、四杯芋燒、兩杯特產酒、炸黑豬肉、炸魚肉、飛魚、甜蝦和鰹魚生魚片、韭菜肉炒雞蛋、烤飯糰……。金額共 計10800 日圓。晚上九點到十一點,在市內的卡拉OK 唱歌。我們兩人點了四杯加水威士忌、魷魚乾、烤烏冬、醬油黃瓜。金額共計6600 日圓。"我們不難想到上司看到這份報告,會有什麼樣的反應。不過,即使沒人會將如此愚蠢的出差報告提交給上司,我們也不能輕視S 的這個舉動。因為常有人將與主要內容、目的無關的事情寫進報告裡,結果寫出了一個像旅行筆記一樣的報告,如"為了去某某地,幾點幾點,我乘坐某某航班離開 了羽田"。出差剛歸來便寫報告的話,會更加疲憊,覺得寫報告是多餘而麻煩的事情。這個時候,腦子也會變得遲鈍。因此,不知不覺就寫出了一份內容敷衍了事的 報告。

用一張A4 紙掌握寫作能力、說話能力、學習方法(2)

因此,我推薦大家事先將報告格式準備好,然後將報告簡單總結到一張A4 紙上。這就是"出差報告表單"。寫出差報告的要點有三。一是明確出差的目的。總之,要讓上司在看這份報告的時候,能夠瞬間瞭解"那個傢伙去了哪裡,做了什 麼"。二是根據出差的目的,簡要記錄出差的成果、意義。例如,如附表所示,假設某人以"調查紐約的最新營業情況,以作為公司制定戰略計劃的參考"為目的, 拜訪了四個公司。調查結果一欄則要簡短地記錄上"拜訪A 公司,經確認,其營業額比去年增長了20%"、"拜訪B 公司並參觀了店舖,發現這裡多是年輕人",詳細內容則以"參見附頁報告"的形式,日後(疲勞得到緩解,頭腦反應靈活的時候再寫)再提交上去。
另外一個要點便是與事實報告分開,記錄下自己的感想。這是因為,如果能將在出差地點取得的成果、感想簡要總結出來,上司看了這份報告,也會認為"這個傢伙 是有收穫的。他是帶著相應的問題意識回來的",從而對你做出一個加分的評價。最後一點是要事先指出重要的地方,以及事先將能填的空填好。這樣一來,要做的 事不但條理清楚,還不會有遺漏。如果能事先在事項欄等地方記錄上"拜訪A 公司的目的是確認其銷售額與上一年相比的增長幅度"、"拜訪B 公司的店舖是為了確認其服務對象的年齡層",只要稍微修改一下,填上數字就可以了,因此,也能讓寫報告變得輕鬆一些。報告起著計劃書的作用,所以要避免犯 下在出差地漏掉了某件事的愚蠢錯誤。

出差報告表單
題目 紐約最新營業情況調查
擬制日2007 年5 月29 日
紐約出差報告
目的 調查優越的最新營業情況,以作為公司指定戰略計劃的參考。
時間 2007 年5 月29 日~6 月1 日
報告人 服務企劃部 大林
同行人 服務企劃部 中山科長、大林
日期 事 項
5 月29 日 拜訪A 公司,經確認,其營業額比去年增長了20%。(參見詳細報告1)
5 月30 日 拜訪B 公司店舖,經確認,那裡多是年輕人。(參見詳細報告2)
用一張A4 紙掌握寫作能力、說話能力、學習方法(3)
5 月31 日 拜訪C 公司,確認了低價戰略的有效性。
(參見詳細報告3)
6 月1 日 拜訪D 公司,由於與相似聯營組織的競爭很激烈,與去年相比,銷售額增長
了2%,增長緩慢。(參見詳細報告4)
感想
看了紐約的現狀,我發現,即使是成功的典範,也會因相似聯營組織而落後。所以我認為,我公司要在類似聯營組織出現之前,在短時間內佔領整個日本的市場份額。提案策劃表單

提案的開場白只需一張A4 紙

"我想建議客戶導入新的服務。"
"我想向上級領導提交新產品策劃方面的提案。"
在這種時候,提案書是不可或缺的。但是,大家似乎都格外發憷寫提案書,即使煞費苦心地寫出來了,也會在邏輯上有多餘或遺漏的地方,或者有些無法形容的莫名 其妙內容。這樣反而會起到相反的效果。甚至連有條理的內容也變得沒有條理了。這時候,我建議大家事先寫一個提綱。我將這個提綱命名為一張A4 紙的"提案策劃表"。
首先,我們先將提案的整體結構分為"概論"、"分論"、"結論"三部分,並保證一張紙上僅填寫一個信息。例如,"我希望將A 這種美國產品在日本銷售",這個時候,我們只要像"各年齡層對類似產品的需求量"、"男性、女性對類似產品的需求量"這樣將其區分開,就能使讀者瞬間理解 內容了。
首先是概論,利用概論"抓住"客戶是最重要的。在概論處便開始進行冗長的說明的話,就有些掃興了。因此,雖說是"概論",也要在一定程度上提出與"結論"類似的東西,讓人看了覺得:"哦!"

接下來,將分論的結構分成三部分左右,在分論1 處指出,游泳訓練班的人氣在逐年提高。為了強調這一點,我們要一邊穿插圖表,一邊將"從年齡層角度分別觀察的話,不光是孩子和年輕人,近年來,中老年人參 加游泳訓練班的人數也正在增加"、"如果進一步從男性女性角度分別觀察的話,中老年男性加入進來的人數正在激增"等情況說出來。在分論2 處指出,有的人會在出入健身房的時候,去那裡配備的泳池游泳,也有人只單純地出入游泳訓練班。在分論3 處明確寫出"如果將其推薦給健身房,這個程度的單價和客流量是值得期待的"、"如果推薦給游泳訓練班,這個程度的單價和客流量是值得期待的"等計劃。

用一張A4 紙掌握寫作能力、說話能力、學習方法(4)

然後,在結論處,明確表達出"今後,中老年參與人數有進一步增加的趨勢,所以我們應該討論一下計劃的可行性,並今早開始推進這個項目"的想法,這樣便能使 提案書具備"漂亮的起程轉結"。這樣一來,提案書的流程--結構便堪稱完美了。但是,現在高興為時尚早。實際的提案書滿是密密麻麻的排版字,無論其結構多 麼完美,讀者都會生厭。因此,在必須說明或解釋邏輯關係、數據的時候,不管是概論、分論,還是結論,都要以圖解、圖表、圖片等為主,儘量少寫文章。這與右 腦的作用有關,因為與用文章形式冗長地進行說明相比,人類看生動的東西更容易瞭解其概要。從這個觀點來說的話,如果你想告訴大家"人們重新認識到了游泳對 於預防、緩解代謝綜合症有效",與其通過冗長的敘述進行解說,不如放一張"大肚子老頭的圖片",這樣會更有效。
而且,如果是用PowerPoint 等寫提案的話,我們可以在各頁上的排版字上也找找竅門,使用HGP 創英角字體、或是MS 字體,儘量少用明朝體。文章投影到幻燈上的時候,明朝體顯得很細,難以辨認,放大的話,又會呈現斜著的鋸齒狀,這樣便是為了防止這種現象出現,
如能注意以上幾點,你的提案書便堪稱完美了。

提案策劃表
題目 以中老年人為對象的游泳訓練班項目
以中老年人為對象的游泳訓練班項目
主題
我公司應推行面向中老年男性的游泳訓練班項目。
概論
從年齡層角度分別觀察,不僅是孩子或年輕人,中老年人參加游泳訓練班的人數也正在
增長。(柱狀圖) 從男性女性角度分別觀察,男性參與者有明顯的增加。
(柱狀圖) 中老年男性的參與者正在增加。其原因是這一人群害怕換上代謝綜合症。
(老頭的圖片)
分論1
參加者分為出入健身房型和泳池型2 種。
(圓形圖) 人們出入健身房的情況(調查結果表) 人們出入游泳訓練班的情況(調查
結果表)
分論2
面向健身房的單價與客流量的預測
用一張A4 紙掌握寫作能力、說話能力、學習方法(5)
(柱狀圖) 面向游泳訓練班的單價設定和客流量的預測(柱狀圖) 在健身房辦游泳訓
練班在單價和客流量上都有利
分論3
應該盡快開發面向中老年男性的健身房內的游泳訓練班項目,並開始營業。
結論
××××株式會社
山田 太郎
電話03-3555-××××
e-mail batu@××××××.co.jp
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方式

演講表單

用一張A4 紙寫演講稿,以避免冗長的演說

無論是在新公司的落成儀式上、客戶企業的週年紀念晚會上,還是在結婚典禮上,如果聽到來客的冗長演講,任何人都會厭煩。更何況是在啤酒、香檳、美食當前, 人們正想去吃的時候,即使心裡想著"這位大叔,您打算說到什麼時候啊,差不多就得了吧",而坐立不安,也不稀奇。雖說如此,但我不能責備那些人。因為你也 許就是那個"絮絮叨叨講話的名人"。實際上,在受託做演講的時候,人們常常不知道應該說什麼,怎麼說,難道你不曾有過演講脫離主題、預測失誤的經歷嗎?能 夠兼任草稿的一張A4 紙"演講表單",將給這樣的你以強大的支持。利用這張表的方法非常簡單。例如,如果你必須做一個以"成長型公司的條件是?"為主題的演講,可以先這樣得出 相應的答案,也就是你想說的。"成長型公司不滿足於現狀,會不斷朝著更高的目標前進。""成長型公司把失敗當做教訓,當做明天的食量。"接下來,我們來思 考一下將主題串聯到答案上的展開方法。這個時候,加上一些與答案有關的經驗談、格言、事例等是很重要的,如果能在明確說出大家都知道的事情(人)的 5W1H 的基礎上,將其引為例證的話,就更好了。也就是說,如果你想說"成長型公司不滿足於現狀,會不斷朝著更高的目標前進"這句話,可以思考一個像下面這段話一 樣的梗概。"比爾蓋茨於1992 年發佈的'Windows 3.1'非常受歡迎,但他沒有滿足於此,他以開發更高級的OS 為目標,又於1995 年發佈了我們大家都很熟悉的'Windows 95'。但他仍然沒有滿足於收到的熱烈反響,正因為他的不斷改進,才創造"XP"、"Vista"這些優秀OS,才讓微軟成長為世界首屈一指的企業。"
"從這一事例來考慮'成長型公司的條件是什麼'的話,我認為不滿足於現狀,不斷朝著更高的目標挑戰是一個非常重要的條件。"怎麼樣?這樣就不會說出脫離主 題、有失偏頗的話了不是嗎?但是,如果就此結束,會顯得虎頭蛇尾,因此,最後必須要代入一下。也就是說,按如下方法總結一下。"我也不會滿足於現狀,一個 目標實現之後,我會設置新的目標,並朝著它邁進。即使失敗,我也會堅守這一信條,還請多多給予理解。在此,我要對大家安靜地聽我演講表示感謝。"
這樣一來,演講的內容就堪稱完美了。如果要求更高的話,可以在演講的時候不時地笑一笑,這樣是最好的,但是想這麼多會消耗神經,所以初學者只要掌握住剛才 所說的要點就足以了。另外,以此表為基礎寫演講稿的話,一分鐘時間大約需要300 字左右,三分鐘時間大約需要900 字左右,請以此為標準來寫。只要抓住了要領,即使是不擅言談的人,也能夠應對所有演講了。
演講表單
題目 成長型公司的條件是什麼?
通報姓名
部門
營業2 部 姓名
山田 太郎
主題(問題) 成長型公司的條件是什麼?
你想說的(答案) 成長型公司不滿足於現狀,會不斷朝著更高的目標前進。
展開
加入與想說的話相對應的經驗談、格言或具體事例。
要使用有一定權威,或是大家都知道的經驗談、格言。
具體事例要加入如下元素。 比爾蓋茨於1992 年發佈的Windows 3.1 大受歡迎。
1995 年,他發佈了Windows95,之後又連續發佈了XP、Vista。
When(何時)
Where(何地)
Who(何人)
What(做了什麼)
Why(原因)
How(如何做的)
代入 我也不會滿足於現狀,一個目標實現之後,我會設置新的目標,並朝著它邁進。
故事化表單

用一張A4 紙掌握寫作能力、說話能力、學習方法(6)

一張A4 紙可以讓長篇大論也變得有趣
我在前一節講述了應對幾分鐘演講的對策。那麼,發佈新產品、公司說明會、報告等需要講很長時間的時候,該怎麼辦呢?
在這種時候,相比"演講表單",我推薦大家積極活用接下來我要介紹的"故事化表單"。所謂"故事化表單",是我以美國培養腳本家的第一人 ROBERT MACKIE 提倡的"故事的組織方法"為基礎,經過自己的改變、改良完成的,ROBERT MACKIE 在電影、電視工作者中是一個具有超凡魅力的人物。此"故事化表單"是一種通過將故事的結構分成"①成就 ②契機 ③衝突混亂 ④危機 ⑤高潮"五個部分,來描述自己或公司(項目)的軌跡(成就談)的方法。

簡單說來,故事情節會首先講一下成就(成功),這之後再以回顧的形式講開始的部分。
然後經歷各種迂迴曲折、不斷摸索(衝突混亂),並遭遇到逆境、危機等場面,然後進入高
潮部分,最後迎來圓滿解決(再次回到成就),劇作家會一邊明確5W1H,一邊事先組織好
這種故事情節。
實際上,孫正義在軟銀的公司說明會等場合,便試用了與之類似的方法,以如下故事展
開講述了公司的軌跡。
① 成就 →公司已成長成一個年銷售額超過二兆日圓的綜合通信公司。
② 契機 →1981 年,公司作為電腦軟件流通事業,在九州的雜居大廈租了房間,開始
了經營。公司僱傭了兩名兼職人員,站在橘子箱上,發表了"我們一定要變成一個營業額達
到一兆、二兆日圓的屈指可數的大規模公司",但是兩個兼職人員一週後就辭職了。
③ 衝突混亂 →患上慢性肝炎,醫生說我從此便將臥床不起,三年時間內,我多次住院
出院。之後,我的病奇蹟般地痊癒了,並於1994 年開始在店內公開銷售股票,但是在開展
新事業的過程中,受到媒體的各種批評。
④ 危機 →2000 年,由於網絡泡沫的破碎,我的股票價格急轉直下。之後,我加入了
寬帶行業,但還是虧損了。而且,由於開通的延遲和客服服務的不完備等原因,我受到了批
評。但是,我相信事在人為,並積極向前邁進。
⑤ 高潮 →寬帶事業扭虧為盈,被日本的Telcom 和Vodafone 收歸旗下,變成了現在的
綜合通信公司。
然後,再回到①的成就上,聽了這一席話,許多學生都表示"想放棄其他的一流企業,
到軟銀來工作"。這是因為相比成就談,人們對失敗談更感興趣。相比順風順水的人生,波
瀾起伏的人生更感人,更能深深地打動職場新人。
用一張A4 紙掌握寫作能力、說話能力、學習方法(8)
而在講話或演講中,如果不斷誇口"我對行業做出了很多貢獻"、"我作為項目的領導,
做出許多業績",是很荒謬的。在這裡,如能利用聽眾的這種心理進行反擊,按照"①成就 ②
契機 ③衝突混亂 ④危機 ⑤高潮"的程序說下來,並站在講台上往下看看,情況會如何呢?
大部分人都會拋開雜念,豎起耳朵傾聽。
故事化表單
題目 軟銀
成就
2007 年__________,成為年銷售額超過二兆的大規模綜合通信公司。
契機 高潮
1981 年作為電腦軟件流通事業開始經營。站在橘子箱上宣佈要成為"銷售額達到1 兆、
2 兆"屈指可數的公司。 寬帶事業扭虧為盈,被日本Telcom 和Vodafone 收歸旗下。
衝突混亂 危機
因病入院,公開發售股票遭到了各種各樣的批評。
由於網絡泡沫破碎,股價急轉直下。加入了寬帶事業,但卻巨額虧損。
談判能力表單
用一張A4 紙強化談判能力
"我無論如何也要在與A 公司的談判中獲勝。"
"我無論如何也要將公司的產品賣給B 公司。"
在這種時候,談判能力便成了一種不可或缺的能力,這是當然的,但是在談妥交易的時
候如果過於激動,往往會在不知不覺中輕易答應,之後被上司嚴厲斥責一通……你沒有過這
樣的經歷嗎?或者是,對方提出的預算與自己公司所期望的預算怎麼也無法達成一致,結果
談判決裂,也因此雙方的關係無法再維繫……你沒遇到過這樣的事情嗎?
為了防止犯這種錯誤,今後在談判或交涉的時候,我建議大家活用"談判能力表單"。
活用此表的方法非常簡單。如表所示,只要整理出"自己的真正利益"、"談判對手的真
正利益"、"自己不妥協時會發生的事情"、"談判對手不妥協會發生的事情"、"談判的關鍵要
素"五個要點就可以了。
為了方便說明此方法,我在這裡介紹一下心理輔導員小U 的例子。
有一次,某出版社聯繫小U,問他"能不能幫忙寫一個以優化人際關係的方法為主題的
書稿"。但是,小U 不太感興趣。實際上,他剛剛開辦了一個"說話方法教室",為了使學生
數量增加,他很想出一本以 "說話方式"為主題的書。而且,希望能盡快出版。
用一張A4 紙掌握寫作能力、說話能力、學習方法(9)
於是,小U決定針對稿子的主題和截稿日期,與編輯進行談判,而對於小U 來說,他
的真正利益在於通過出版介紹良好說話方式的書,並以此來提高知名度,使"說話方式教室"
的學生數量增加。另一方面,對於交涉對手(出版社)來說,其真正的利益無疑在於通過出
版符合當初之主題的書來提高收益。
那麼,如果小U 不妥協,可能發生的事情便是出版的事情化為泡影。但是,這個問題
只要通過找其他出版社,便可以解決。對於談判對手來說也是一樣,如果出版社不妥協,只
要與其他作者約稿,問題就解決了。也就是說,對於雙方來說,蒙受致命打擊的可能性極小。
將這一情況記在腦子裡之後,小U 決定與編輯進行談判,但是這時候的"談判的關鍵要
素"是什麼呢,是讓對方同意調整主題,以及延長交稿期限。
那麼,小U是怎麼做的呢?之前,小U已出版了幾本以優化人際關係的方法為主題的書,
但都停留在初版階段,而且沒有一本銷量好的,小U強調了這一點。但是,他也考慮了一下
出版社的要求,於是試著提出了拿出一個章節寫"以優化人際關係為目的的說話方式"。關於
書稿的截稿日期,他也想對方傳達了希望延長一些的想法,對方也同意了。就這樣,談判達
成了一致。
正如此事例所言,在談判中,最重要的是在充分理解雙方的利害之基礎上,以雙方能夠
接受的形式,整理攀談的關鍵論點,以及一般情況下會觸及的交貨期、價格、性能等問題。
這樣一來,將單方面對對方的條件做出讓步,蒙受損失,交貨期根本來不及等抱怨、不滿掛
在嘴邊的頻率便可大幅降低了。
談判能力表單
題目 出版書籍
自己的真正利益 談判對手的真正利益
出版以"說話方式"為主題的書,提高知名度。
以"優化人際關係的方法"為主題出版書籍,獲得利益。
談判的關鍵要素
讓對方同意調整主題(優化人際關係書籍的銷量),推遲截稿日期
自己不妥協的後果 談判對手不妥協的後果
出版書籍的事情化為泡影,與其他出版社交涉
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